Tulostus osasta Seuranta ja raportointi

Seuranta ja raportointi

Kun jätehuoltosuunnitelma on saatu laadittua ja uudet ideat otettua käyttöön, alkaa jätehuollon seurantavaihe, jossa tarkkaillaan jätehuoltojärjestelmän toimivuutta. Seurannan tarkoituksena on vähintään pitää jätehuollon suunnitellulla tasolla, mutta myös pyrkiä jatkuvasti kehittämään sitä ja seuraamaan jätehuoltoon vaikuttavia muutoksia esimerkiksi lainsäädännön saralla.

Seuranta voidaan jakaa ympäristölaskennalliseen sekä käytännön seurantaan. Ympäristölaskennallinen seuranta käsittää esimerkiksi jätemäärien, jätehuollon kulujen, työhön käytettyjen työtuntien yms. seurannan. Seurattavia asioita kutsutaan mittareiksi ja niillä kaikilla on jokin laskennallinen yksikkö, kuten tonnia, euroa, tuntia.

Käytännön seuranta on esimerkiksi työntekijöiltä, jätehuoltoyhtiöltä tai muilta sidosryhmiltä saatavan palautteen seuraamista. Jäteastioiden silmämääräistä seurantaa tai muiden vastaavien jätehuoltoon liittyvien seikkojen seuraamista, joilla ei varsinaisesti ole mitään laskennallista yksikköä kuten tonneja, tunteja tai euroja.

Jätemäärien seuranta

Ennen seurannan aloittamista tulee määrittää seurannan aikajakso. Pienemmissä yrityksissä sopivana ajanjaksona voidaan pitää yhtä vuotta, mutta suuremmissa yrityksissä ympäristöjärjestelmien raportointiväli voi olla tiheämpikin, mikä saattaa lyhentää seurantajaksoja. Seurantaväli ei kuitenkaan saisi olla pitempi kuin yksi vuosi.

Yrityksessä seurattavia jätehuollon mittareita voi olla esimerkiksi:
Tämän lisäksi tulee ottaa huomioon yrityksessä muita seurattavia mittareita, joita varmasti seurataan yrityksen muussa kirjanpidossa:

Käytännössä seuranta tapahtuu kirjaamalla mittareiden arvoja taulukkoon. Tietoja saa esimerkiksi jätehuoltoyrityksen laskutuksesta, sähkö- ja vesilaskusta ja ongelmajätteen käsittelijältä. Jätehuoltosopimusta tehtäessä voidaan sopia että jätteiden käsittelijä tai kuljettaja toimittaa raportin kokonaisjätemääristä esimerkiksi kerran vuodessa.


Laskennallinen seuranta

Ennen seurannan aloittamista tulee määrittää seurannan aikajakso. Pienemmissä yrityksissä sopivana ajanjaksona voidaan pitää yhtä vuotta, mutta suuremmissa yrityksissä ympäristöjärjestelmien raportointiväli voi olla tiheämpikin, mikä saattaa lyhentää seurantajaksoja. Seurantaväli ei kuitenkaan saisi olla pitempi kuin yksi vuosi.

Yrityksessä seurattavia jätehuollon mittareita voi olla esimerkiksi
Tämän lisäksi tulee ottaa huomioon yrityksessä muita seurattavia mittareita, joita varmasti seurataan yrityksen muussa kirjanpidossa:

Käytännössä seuranta tapahtuu kirjaamalla mittareiden arvoja taulukkoon. Tietoja saa esimerkiksi jätehuoltoyrityksen laskutuksesta, sähkö- ja vesilaskusta ja ongelmajätteen käsittelijältä. Jätehuoltosopimusta tehtäessä voidaan sopia että jätteiden käsittelijä tai kuljettaja toimittaa raportin kokonaisjätemääristä esimerkiksi kerran vuodessa.

Mittareista indikaattoreiksi

Pelkät mittareiden antamat tiedot eivät kuitenkaan kerro juuri mitään, tämän vuoksi on syytä suhteuttaa eri mittareita toisiinsa, jolloin saadaan jätehuollon indikaattoreita. Indikaattorit kertovat huomattavasti tarkemmin jätehuollon tilasta, ja niitä tulisikin käyttää yrityksen ympäristöraportoinnissa.

Erilaisia jätehuollon indikaattoreita voi olla esimerkiksi
Erilaisia indikaattoreita voidaan muodostaa vapaasti eri mittareiden välillä, tulee kuitenkin muistaa että kaikki yhdistelmät eivät välttämättä anna havainnollistavaa kuvaa jätehuollon tilasta. Esimerkiksi:

Ympäristölaskennallinen seurannan periaate on että saadaan muodostettua indikaattoreita, joilla voidaan seurata yrityksen jätehuollon tilaa sekä vertailla jätehuoltoa muihin saman alan yrityksiin ja oman toiminnan historiaan. Indikaattoreita vertailtaessa muiden yritysten kesken, tulee kuitenkin ottaa huomioon, että kaikki mittariyhdistelmät eivät välttämättä ole täysin vertailukelpoisia, mutta niitä voidaan pitää suuntaa antavina.


Käytännön seuranta

Käytännön seurantaa voidaan toteuttaa esimerkiksi erilaisten kyselyjen, asiakaspalautteen tai suullisten tiedonantojen perusteella. Käytännön seurannassa ei saada yhtä vertailukelpoisia ja absoluuttisia lukuja kuten ympäristölaskennallisessa seurannassa, mutta esimerkiksi työntekijöillä teetetyt kyselyt jätehuollon tilasta yrityksessä voivat osoittautua arvokkaaksi materiaaliksi jätehuollon kehittämiseksi.

Seurattavia arvoja voivat olla esimerkiksi samanlaisten mielipidekyselyjen (hyvin / huonosti) toistaminen ja tulosten tilastointi (66 % / 34 %) ja tilastojen vertailu. Tällaisilla mielipidekyselyillä voidaan kartoittaa työntekijöiden tai asiakaskunnan yleistä kantaa yrityksen toiminnasta ja seurata sen kehitystä.

Kyselyiden teettäminen kannattaa suunnitella hyvin, jotta tuloksista on oikeasti hyötyä yrityksen jätehuollon tai muun toiminnan kehittämiseksi. Erityisen tärkeää on muistaa kohderyhmä ja suunnitella kysyttävät asiat sen mukaan.

Seurantaa on myös esimerkiksi säännöllinen jäteastioiden silmämääräinen tarkastus, jossa voidaan huomioida esimerkiksi täyttöaste, lajittelun onnistuneisuus ja vaikkapa jäteastian oikea sijoitus. Silmämääräisten tarkastusten, käyttäjien palautteen sekä mielipidekyselyjen yhdistelmillä voidaan kartoittaa kuinka jätehuoltojärjestelmä käytännössä toimii yrityksessä, ja missä voisi olla kehitettävää.

Myös jätetiedon jalostaminen siihen minkälaisia vaikutuksia jätehuollolla on ympäristöön ja ympäristövaikutusten seuranta on käytännön seurantaa.


Vastuuhenkilöt

Hyvin toimivassa jätehuoltojärjestelmässä on määritelty vastuuhenkilöt eri jätehuollon toiminnoille. Pienissä yrityksissä yksi henkilö pystyy huolehtimaan toimivan jätehuoltojärjestelmän toteuttamisesta. Suuremmissa yrityksissä vastuu tulee jakaa organisaation eri tasoille, jotta pystyttäisiin turvaamaan riittävä tiedonsaanti: kaikkien henkilöstöryhmien tulee olla selvillä jätehuollon kehittämisestä ja toimintojen seurannasta.

Ympäristövastuut ja vastuuhenkilöt on syytä merkitä selkeästi esim. organisaatiorakenteeseen. Lisäksi ympäristövastuut kuvataan laatu- ja ympäristöjärjestelmien yhteydessä, mikäli yrityksellä on järjestelmät käytössä. Mikäli käytössä ei ole virallisia järjestelmiä, voi vastuut kuvata esim. yrityksen johtamisjärjestelmässä.

Monissa yrityksissä ympäristöasioiden hoitamiseen on valittu tai nimitetty vastuuhenkilöt. Vastuuhenkilöitä voidaan kutsua ympäristövastaaviksi tai ekovastaaviksi. Jos yritykselle nimitetään ympäristövastaava tai ekovastaava, on huolehdittava vastuuhenkilön koulutuksesta siten, että hänellä on mahdollisuus suoriutua työtehtävästään hyvin. Tällä tarkoitetaan lähinnä työajan ja resurssien riittävyyttä asioiden hoitamiseen. Lisäksi oma innostuneisuus ympäristöasioiden hoitamiseen on tärkeä edellytys.

Ympäristövastaavat voivat toimia esim. yhteyshenkilöinä palveluyrityksen eli jätehuoltoyrityksen ja oman yrityksen henkilökunnan välillä. Ympäristövastaavan kautta on helppo viestittää toiveista ja mahdollisista epäkohdista. Lisäksi ympäristövastaava hoitaa sisäisen tiedottamisen ympäristöasioista ja kantaa kokonaisvastuun yrityksen strategioiden mukaisesta ympäristöasioiden hoitamisesta.


Seurannasta raportiksi

Jätehuoltosuunnitelman seuraksi jätehuoltokansioon tulisi laatia seurantaraportteja, joita tulisi laatia tarkasteluväleittäin, esimerkiksi kerran vuodessa. Seurannassa saatuja sekä laskennallisia että käytännössä seurattavia tietoja voidaan käyttää tehokkaasti hyödyksi raportoinnissa. Myös jätehuoltoraportoinnissa tulee muistaa kenelle raporttia ollaan tekemässä.

Yrityksen omistajille ja muille rahoittajille tulee suunnata jätehuollon kokonaiskustannuksiin, säästöihin ja tuotannon tehokkuuteen suunnattua raportointia.

Yrityksen sisäistä johtoa kiinnostavat jätehuollon kehityshankkeet ja työtunnit sekä missä ja minkälaista jätettä syntyy ja kuinka paljon se aiheuttaa kustannuksia

Työntekijöille kannattaa suunnata raportit, joissa he voivat nähdä oman panostuksensa ja kuinka yksi työntekijä vaikuttaa yrityksen jätehuoltoon.

Yrityksestä ulospäin, sidosryhmille suuntautuva raportointi tulisi kertoa kuinka paljon ja minkälaista jätettä yritys tuottaa, mitä sille tapahtuu ja miten tilanne on kehittynyt ja tulee kehittymään.      

Viranomaisille raportoitavat tiedot löytyvät mm. jätelaista ja muista viranomaismääräyksistä, näitä ovat esimerkiksi